préparer une réunion avec une autorité

Un conseiller technique est appelé à rencontrer une autorité pour diverses raisons dont notamment :

• en préfecture pour vous présenter en cas de changement dans le corps préfectoral ;

• au SDIS ou en préfecture pour un retour d'expérience ;

• au conseil départemental ou au SDIS pour déposer une demande de subvention ;

Avant le rendez-vous, il est vivement conseillé de préparer l'entretien, en groupe de préférence :

• S'il s'agit d'un retour d'expérience post secours ou exercice, il est conseillé d'avoir rédigé le compte rendu.

• S'il s'agit d'un entretien de négociation, il est vaut mieux fixer les limites acceptables, les points sur lesquels on peut lâcher et ceux qu'il faut défendre. Ces dernier doivent impérativement être motivés soigneusement par l'expérience, la connaissance des lieux notamment ou l'identification précise du besoin.

Le jour du rendez-vous, il est vivement conseillé de prendre avec soi, les documents qui ont permis de préparer la réunion (comptes rendus main-courante, planning, rapports, articles de presse, texte de loi...). Il peut être bien de ne pas y aller seul.

Enfin, il est préférable de préparer en amont de la rencontre une fiche synthétique que l'on remet à son interlocuteur à la fin de l'entretien. Cette fiche doit de façon concise :

• vous présenter,

• présenter la structure que vous représentez,

• énoncer vos demandes le cas échéant.